Secretariar: atas, listas de presença e registros
O que é uma ata, o que colocar e o que evitar, quem assina, como aprovar e corrigir, e a responsabilidade de quem registra
Na prática: comentário do autor, opinião pessoal e não oficial. Resumo do capítulo 15; não substitui o texto oficial nem orientação jurídica.
Em poucas palavras
A ata é a memória oficial da reunião: mostra quem estava presente, o que foi decidido e como. Toda reunião dos órgãos precisa de ata com lista de presença (Estatuto, art. 24, § 7º). Ela é documento particular: faz prova contra quem a assina e pode ser contestada (Código de Processo Civil, art. 408). Por isso deve ser fiel, objetiva e completa nas decisões — e econômica em dados pessoais e opiniões.
Os passos
- O que deve constar
- O que evitar
- Resumida ou detalhada?
- Aprovação e assinaturas
- Correção da ata
- A responsabilidade de quem redige e assina
- Numeração, guarda e registro
O passo a passo completo, com modelos e exemplos, está no livro; aqui estão as etapas.
Prazos
| Etapa | Prazo | Fonte |
|---|---|---|
| Circulação da ata de reunião dos órgãos | Até 7 dias da reunião | RI, art. 6º, § 4º |
| Oposição à ata circulada | Até 7 dias do envio | RI, art. 6º, § 4º |
| Ata de Assembleia | Sem prazo nas normas; 💡 até 30 dias | — |
| Registro no cartório | Sem prazo nas normas; 💡 logo após a assinatura | Estatuto, art. 24, § 8º |
Erros comuns
- Registrar "aprovado por maioria" sem números em votação de quórum qualificado.
- Copiar para a ata a lista de presença com CPF e endereço.
- Não anexar a lista de presença.
- Tratar a ata da Assembleia como aprovada tacitamente por e-mail, sem a assinatura de quem presidiu e secretariou (Estatuto, art. 30, § 1º).
- Alterar a ata depois de assinada sem termo de retificação.
Se não funcionar
- Divergência entre presentes sobre o que foi decidido: consultar a gravação, se houver, e levar a divergência ao órgão.
- Recusa em corrigir a ata: o associado pode pedir que sua versão conste de declaração anexa e levar o caso à Ouvidoria (Cap. 5).
Artigos citados
ES art. 24 · ES art. 30 · ES art. 36 · RI art. 6 · ES art. 32