Transparência, arquivo e proteção de dados
O que publicar, como atender pedidos, o que guardar e por quanto tempo, e o mínimo de proteção de dados que a gestão precisa ter
Na prática: comentário do autor, opinião pessoal e não oficial. Resumo do capítulo 21; não substitui o texto oficial nem orientação jurídica.
Em poucas palavras
A gestão tem três deveres que andam juntos. O primeiro é mostrar: dar publicidade aos atos e às contas (Estatuto, arts. 14-a e 41-d). O segundo é guardar: manter o arquivo mínimo exigido pelo Estatuto e pela Mensa International (art. 32, "i"; Bylaws, item 9.7). O terceiro é proteger os dados pessoais dos associados, em especial de crianças (LGPD). Transparência não é expor pessoas: publica-se o que é da associação, com dados pessoais só no limite do necessário. E o arquivo pertence à associação, não a quem ocupa o cargo.
Os passos
- O que publicar sem esperar pedido
- Atender pedidos de acesso
- O arquivo institucional
- Proteção de dados: o mínimo que a gestão deve ter
O passo a passo completo, com modelos e exemplos, está no livro; aqui estão as etapas.
Prazos
| Etapa | Prazo | Fonte |
|---|---|---|
| Obrigação | Prazo | Fonte |
| Resposta completa ao titular de dados | 15 dias do requerimento | LGPD, art. 19, II |
| Comunicação de incidente com risco relevante | 3 dias úteis do conhecimento | Resolução CD/ANPD nº 15/2024, arts. 6º e 9º |
| Registro de incidentes | Mínimo de 5 anos | Resolução CD/ANPD nº 15/2024, art. 10 |
| Revisão da política, do inventário e do arquivamento | Anual | Política de Privacidade (2019), itens 2.c, 3.b e 7.a |
| Publicidade das demonstrações financeiras | No encerramento do exercício | Estatuto, art. 41-d, "b" |
| Guarda de comprovantes, se isenta | 5 anos da emissão | Lei 9.532/1997, art. 12, § 2º, "d" |
Erros comuns
- Guardar atas e contratos no e-mail pessoal do diretor.
- Compartilhar a planilha de associados por link aberto.
- Negar a ata inteira porque um trecho tem dado pessoal.
- Publicar fotos de crianças sem autorização dos responsáveis.
- Manter acessos de ex-diretores e ex-voluntários.
Se não funcionar
- Incidente descoberto tarde: comunique mesmo assim, explicando os motivos da demora (LGPD, art. 48, § 1º, V; Resolução CD/ANPD nº 15/2024, art. 9º).
- Arquivo incompleto herdado: peça formalmente os documentos a quem os detém (Estatuto, art. 48), obtenha certidões das atas registradas no cartório e registre as lacunas no termo de transição (Cap. 22).
- Titular sem resposta: ele pode peticionar à ANPD (LGPD, art. 18, § 1º) — trate o pedido antes disso.
Artigos citados
ES art. 14-a · ES art. 41-d · ES art. 17 · ES art. 32 · ES art. 36 · ES art. 18